Proses Pencatatan Akuntansi

Akun
            adalah catatan akuntansi tersendiri dari kenaikan dan penurunan aset, kewajiban, dan ekuitas pemilik tertentu. Dalam bentuk yang paling sederhana, akun terdiri atas tiga bagian : (1) nama akun, (2) sisi kiri atau debit, (3) sisi kanan atau kredit. Oleh karena letak bagian – bagian aku ini menyerupai huruf “ T ”, maka disebut denagn akun-T (T-account). Akun-T adalah cara penyingkatan standar  dalam akuntansi yang membantu memperjelas pengaruh akuntansi pada
amsing – masing akun.

      

      Untuk setiap transaksi debit harus terdapat jumlah kredit yang sama di akun – akun tersebut. Kesamaan debit dan kredit menjadi dasar dari Sistem pembukuan berpasangan (double – entry system) dalam pencatatan transaksi. Sistem pembukuan berpasangan untuk menentukan persamaan akuntansi menjadi jauh lebih efisien daripada prosedur plus/minus yang di gunakan di BAB 1.

Langkah – langkah dalam Proses Pencatatan
            Di hampir semua bisnis, langkah – langkah dasar dalam proses pencatatan mencakup :

1.      Menganalisis setiap transaksi atas pengaruhnya pada akun.

2.      Memasukan informasi transaksi kedalam jurnal (buku pencatatan awal – Book of Original Entry).

3.      Memindahkan informasi jurnal ke akun – akun yang tepat di buku besar (buku akun – akun).

Meskipun dimungkinkan untuk memasukan transaksi langsung ke akun – akun tanpa menggunakan jurnal atau buku besar, tetapi hanya sedikit sekali bisnis yang melakukannya.

Urutan peristiwa di dalam proses pencatatan dimulai dengan transaksi diberikan oleh dokumen – dokumen bisnis, misalnya bukti penjualan, cek, tagihan, atau pita mesin kas. Bukti ini akan dianalisis untuk menentukan pengaruh transaksi pada akun – akun tertentu. Transaksi selanjutnya dimasukan kedalam jurnal.  Terakhir ayat jurnal dipindahkan ke akun – akun yang telah ditentukan dalam buku besar. Langkah – langkah lain dalam proses pencatatan akan di jelaskan pada bagian – bagian berikutnya.

Ø  Jurnal
Transaksi pada awalnya di catat secara kronologis di buku jurnal (journal) sebelum dipindahkan ke akun – akun. Jadi, jurnal disebut dengan buku pencatatan awal. Jurnal memberikan beberapa kegunaan yang signifikan pada proses pencatatan :

1.      Mengunkan pengaruh lengkap suatu transaksi pada satu tempat.

2.      Mnyediakan catatan transaksi secara kronologis.

3.      Membantu mencegah atau mengetahui adanya kesalahan karena jumlah debit dan kredit untuk setiap ayat dapat dengan mudah dibandingkan.

Ø  Buku Besar
Seluruh kelompok akun uang dimiliki sebuah perusahaan disebut dengan buku besar (ledger). Buku besar menyimpan seluruh informasi mengenai perubahan yang terjadi pada saldo akun – akun tertentu dalam satu tempat. Prosedur pemindahan ayat – ayat jurnal ke buku besar disebut pembukuan (posting).

Neraca Saldo

Adalah daftar akun dan saldonya pada waktu tertentu. Biasanya, neraca saldo dibuat pada akhir periode akuntansi. Akun – akun disusun menurut urutannya dalam buku besar ; saldo debit ditampilkan pada kolom kiri dan saldo kredit pada kolom kanan.

Tujuan dibuatnya neraca saldo adalah untuk membukikan (memeriksa) apakah setelah pembukuan jumlah debit sama dengan jumlah kredit. Atau dengan kata lain, jumlah saldo akun debit di neraca saldo seharusnya ama dengan jumlah saldo atau kredit. Jika jumlah debit dan kredit tidak sam, neraca saldo akan dapat digunakan untuk mencari letak kesalahan dalam penjurnalan dan pembukuan. Selain itu, neraca saldo juga berguna dalam pembuatan laporan keuangan, Seperti yang akan di jelaskan pada dua bab berikutnya.

Langkah – langkah pembuatan neraca saldo adalah :

1.      Mencantumkan nanma akun dan saldonya.

2.      Menjumlahkan kolom debit dan kredit.

3.      Membuktikan kesamaan kedua kolom